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四激活高级管理部门（第3页）

第一，目前大家认为数据的理解是不够的，还没有充分认识这个概念。

第二，对建立和组织系统的态度。

第三，建立数据库系统的方针。

第四，对数据的规模和内容所赋予的责任，亦即对数据库的管理。

第五，数据库管理人员的作用。

第六，使用和安全。

第七，与数据库有关的组织和技术问题。

主管电子数据处理事务的经理们针对上述问题各抒己见。经交换意见基本上反映了他和公司正为实现充分使用数据库这一概念而努力奋斗。

一家制造业公司，对数据库概念刚开始有所理解。刚开始应用；现有几家公司，对数据库的应用已经发展到相当水平。

现在我们针对数据库中存在的问题进行一个一个地讨论，看看数据库的不同发展阶段是如何建立起来的。

首先，关于什么是“数据库”这个问题，在大家的头脑里是模糊不清的。如果提出一个随便怎么回答都可以的问题，“你们公司的数据库怎么样?”经理们听到这个问题时，面部显示出一种模糊不清的样子。

他们的回答是千奇百怪的。有些经理将他们的公司中凡是计算机可以阅读的数据都包括在数据库内。有些经理则将数据库的定义控制在很小的范围内，例如有的只将为提供日常报表和分析而需要使用的随机存取的文件包括在数据库中。

经理们的回答中，关于“计算机可以阅读的”这一条是共同的。由于所访问的都是主管数据处理的经理，所以有这样的共同点不奇怪。不过，很显然，一个公司的数据大部分是计算机不能阅读的；这样的数据只能积压在白纸上及管理人员的脑海里。等到应用这些数据时就无处可查啦。

由于技术的改进，使用计算机的更为先进的应用项目就比较经济可行，因而越来越多的数据正在编成计算机可以阅读的形式，但是，据许多专家们分析，各公司将项目中应用的数据，全部译成计算机能阅读的形式是不具现实性的。根本还没有做到这一点。多数公司甚至还未开始收集这些应用项目所需数据，无论是计算机可以阅读的还是不可以阅读的。

一般来说，一家公司对数据库的使用方法越先进，那么这个公司对数据库这个概念理解就越透彻，从而他们思路就越切合实际，并不那么天真幼稚。例如，有些经理认为数据库应包含“共享随机存取文件，既可用于程序，又可用来满足管理部门临时提出的要求”。这种看法反映了数据库的两个基本特性：（1）不同程序可能共用数据；（2）数据的组织可能满足管理部门临时提出。

有一位主管数据处理经理至于怎样满足管理部门临时要求理解得非常透彻，论述得非常正确。他说，他将要采用的技术可以使他在一天之内满足管理部门对报表和分析所提出的任何合理要求，并且他仍然有能力处理好他要处理的数据，等他可以使用这样的技术时，他的公司对数据库方法的应用就完全实现了。他又进一步说明，所谓合理的要求，就是应用计算机可以阅读的现有数据均能实现管理上的需要。

从传统观点出发，有一部分公司认为他们的数据库应完全根据单独应用项目的需要来组织。有两家公司的跨功能统一处理的程度最低。所谓跨功能统一处理就是一方面可以用来编制生产程序，一方面可以和会计管理中的数据起同样的作用。

在这些公司中处于中等地位的一家公司在跨功能统一处理方面具有较高的程序。在我访问该公司主管电子数据处理的经理时，我曾认为该公司的跨功能统一处理程度是最低的。但是，我又同他们最好的系统分析员进行讨论后发现该公司的统一处理程度是较高的。经过深入地了解，我发现这个人自行设计的文件可共不同的程序共用数据。他在电子数据处理专业学会中是一个积极分子，他始终认为自己的做法是“正确的”。

但是，所有这三家公司在各级管理部门之间采用数据的程度仍然是最低的。实际上这三家公司为管理部门设计的程序都远远不够的。

除一家公司外，还有四家公司的数据库跨功能统一处理程度较高，这些公司在营业方面对计算机的应用也是很发达的。但是我应该指出，有两家公司同另外两家公司有重要的不同。

其中两家公司在会计、销售分配和库存控制等一般营业活动方面对计算机的应用是相当发达的。可是这两家公司在诸如销售预报和生产计划等中级和中高级管理应用项目方面并未将数据库统一起来。这两家公司主管数据处理的经理对这方面是擅长的，他们会坚持到最后，除非引导他们采取别的做法，而他们的高级管理部门从来没有让数据处理的经理创新项目。

我发现另外两家公司的情况与上述两家公司大不相同。计算机的应用对他们的营业活动起着很强的支柱作用；与产品流程有关的营业活动得到高度发达的计算机应用项目的支持，如原料订货，销售分配，有关应付和应收账目的会计事项，以及库存控制等。

然而更加重要的是，有两家公司主管数据处更换经理，在高级管理部门强有力的指导下，他们重要任务放在数据存库的处理上。其中一家公司认为销售分配，高效率的票据会计工作，产品流动以及确定价格是关键任务，而另外一家公司则认为生产和制订计划是公司总利益的关键。此外，两个公司都已经将他们的管理报表和分析数据库和数据库统一起来了。

如果像其中一家公司那样，将制订计划看作公司数据库发展的关键，或者像另一家公司那样，将价格视为关键，那么，数据库的统一必然不久就会出现。

如果没有高级管理部门所起的这种推动作用，使数据库统一工作围绕着关键任务来进行，那么两家公司在计算机使用和数据元管理方面就不可能达到他们今天所已达到的先进水平。管理部门选定这种做法并且坚持执行，这是十分幸运的，特别是对数据库的高级使用阶段来说是十分重要的。

以关键任务为中心的做法，其主要特点是能够满足管理部门对报表和分析临时提出的要求。一家公司也可以不采用数据库概念，而采用其他两种做法来满足这种要求，不过这种做法把握性不强，成功率低。

我们应该做的三种做法是：（1）另起炉灶；（2）移花接木；（3）以关键任务为中心建立数据库。访问的每家公司所采取的做法都说明了这三种做法。

假定一位主管数据处理的经理忽然接到一项本文开头所讲到的那种任务，也就是对管理信息提出的一项临时要求，这种信息所要求的数据，本公司还不能完全提供也就是有些数据必须从其他公司获得。他可以采取下列几种方法来完成这项任务。

另起炉灶：他可以从零开始，收集全部所需数据，进行编码，写出特别程序，如果需要的话还要配备硬件。这种做法需要付出的力量很可能是相当大的，费用是十分惊人的，而且很费时间，短时期内分配不可能实现。因此，很少采取这种做法。

由上可以看出，有三家公司就是采取这种方法来满足管理部门临时提出的的要求。其中一家公司的经理特别指出，这种方法比任何其他方法都便宜，特别是比数据库方法便宜。

但是，他承认，他从来没有接到过关于提供临进报表的这种要求。这也不奇怪，如果提出这样的要求，就会使他的所有部门弄得乱七八糟。我想，这家公司的高级管理部门对这一点可能是了解的。

在这一组里的其他两家公司在满足这种要求方面实际上同样没有任何经验，没有什么工作成绩。对于另起炉灶好的说法，我们不能抱有什么大的理想。

移花接木：使用这种方法的经理试图或多或少依靠现有的能力，使它完全服从于当前特定任务的需要。他的做法是强迫除掉现有文件的数据，组成一个特别的数据集，再补充有必要的新数据，扩大旧程序，编写新程序，按照需要增加硬件设备。这种方法有两大缺点：需要建立一个完全多余的数据集，而且，虽然比另起炉灶用钱少些。时间短些，在所花费的费用和时间方面有可以借鉴的价值。

采用移接木法比采用另起炉灶法多些。但是，采取这种方法都是专门为了取得某种特别的信息，所以它具有很强的局限性。可是提出的情报项目因现有数据的数量和性质而受到限制；而且在这些公司培养出来的编写程序技术上不足以编写出符合这些公司具体需要的程度。实际上一般都是使用通过商业渠道可以获得的数据管理系统来组织新的数据集，编写出程序，然后编制管理部门所需要的报表。

以关键任务为中心建立数据库：管理部门要求提供信息的问题如何解决；大家或许愿意再看一下以关键任务为中心建立数据库来解决问题的方法，与大多数数据库结构基本相似，不过还包含一些新项目，一些新的选择。为了对这些问题进行解释，让我们回到有关两家公司的讨论。这两家公司在全面应用数据库方面是比较成功的。

这两家公司都拥有高度统一的数据库。这种数据库是按照公司的关键任务进行组织的，而且组织得很好，因而公司可以使用商品数据库、软件包。他们使用一个软件包来组织数据、定义记录和文件，为多种应用项目服务，用另一个软件包来编制管理部门临时需要的报表和分析。