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四激活高级管理部门（第4页）

两家公司的数据处理经理对他们正在使用的商品软件感到相当满意。不过他们都说，通过商业渠道系统获得数据库，没有应用先进的数据管理方法。这种方法可以将理论数据结构同实际存贮装置的存取约束协调起来。总之，数据组织极复杂，技术性极高。

数据组织实在太复杂，所以哈佛商学院要求使用商品软件。有一位数据处理经理说，今天的数据结构技术太复杂，他认为公司使用数据库是不理想的同时也没有发展前途。另一位经理最初希望发展自己的数据库软件，但是等到对所需费用和要解决的问题作了初步调查后，还是决定购买一个商品软件包。

然而，从根本上说来，这种复杂性主要来自最高管理部门在使用数据库来处理重要任务方面，如果高级管理部门提出的关键任务要使用公司全部数据，并且要求十分广泛地对报表和分析进行纵的和横的统一，那么组织数据库的工作就很困难；如果关键任务只使用部分数据，不需要就所在功能进行全面的统一，那么这项工作就容易做了。

再有，我从这些访问中得出一个结论：数据的各项功能用途之间的联系越密切，设计一个无多余的统一数据库就越容易。当高级管理人员考虑数据库组织这个问题时，这个结论可能直接对他们有用。例如，美国石油公司以制订计划和生产为关键任务来组织数据库，它在设计数据库时所遇到的问题就比日本飞马公司少，另一家公司以会计和销售分配为关键任务来组织数据库。

美国石油公司所使用的计划——生产结构侧重于数据库的纵向统一。它的生产数据是在经营或执行机构这一级来组织的；而许多制订计划的数据是从该公司生产方面上获得的。数据库的设计是与管理部门的信息要求是很一致的。而且，通过一个使用计算机的制订计划模型，在数据库的组织目标和数据源的使用之间是息息相关的。这个模型提供连续性的指导原则，用来确定在生产方面应该收集哪些重要数据。

从日本飞马方面来看，它所使用的会计分配结构，需要将经营这一级两个功能领域的数据统一起来。虽然这种结构反映了信息流，但是它并不明确承认中级管理部门的信息需求。因此这里没有连续性的指导原则和标准可确定哪些数据和哪些分析是重要的，这一点与美国石油公司不同。

因此，一般来说，以关键任务为中心建立数据库的方法比另起炉灶和移花接木法更为有效，因为这种方法统一性很强，它能使不同功能数据统一起来。从高级管理部门来说，一旦确定这种方法是正确的，那么在考虑确定关键任务时就要小心从事，要保证所确定的关键任务（1）对公司有意义，（2）负责组织和维持数据库的数据处理人员能够清楚地理解。

除对数据的结构和组织作出正确的决定外，再决定把信息放入相应数据库中，对于成功地应用这个概念也是十分重要的。数据的总和必须大而有用，但不能大得无边，否则，数据系统是无法承受的。

在十家公司中，负责各个用户范围的系统分析员都提出发展新数据集或改变旧数据集的种种要求。然而对这些要求的处理方法则大不相同：

尚处在数据库发展初期的有两家公司允许各个系统分析员自己决定发展何种文件以及如何组织，来满足公司对数据的要求。在这两家公司中，为程序收集和编码数据仍与程序合并起来考虑，还未开始将数据分开来。

有两家公司刚开始认识到有必要将数据同应用项目分开来，并承认“数据资源功能”。但系统分析员和决策并没有分开。

有三家公司将有关保持什么样的数据的决定权赋予比系统分析员更高一级的人员或机构，也就是数据处理经理或数据处理指导委员会。

有三家公司，其中两家分别是美国石油公司和日本飞马公司发展到较高的阶段，已有了正式数据库管理人员在检验数据库的内容和标准方面起着核心作用。在这些公司里，为了适应特定应用项目而使用数据的要求，要从若干不同的角度来进行研究，如必要性、多余费用和利益，获得的方法，数据处理计划等。这些分析工作已经相当专业化，因而需要再设立一个正式的行政职位，这就是数据库分析员。

然而，在所有这些例子中，各公司都没有明确规定数据库管理人员的确切职责或权力。这几家公司都认为应重视数据方法的计划和设计；各公司似乎还认为管理人员是一个有用的核心，他可以将整个计算机数据问题作为一个整体来看待。零零碎碎的数据分散在公司的不同阶层系统不能汇集起来，这种不管理现象比比皆是。

还可以指出的是，只担任过技术工作的数据处理经理，往往要把所有的数据，像总经理个人的文件和交通费等等，都放进数据库；而有些行政经验阅历比较广的经理，则对公司的工作数据库应包括什么内容的问题有比较现实的看法。数据处理部门在决定时，不能遵循老方法、老框框。

在各公司讲到数据库管理人员的职责时，意见性很强。在谈论应该有哪些职责时，就把数据看作是公司的资源；在谈论实际上有哪些职责，则把数据仅仅看作是计算机可阅读的项目。

然而，这样的二公法实际上并不奇怪。目前，数据资源功能是同总的管理功能割裂开来的。在计算机数据方面的专业化，现在专业化条件已经适应计算机方面的要求。

但是，将数据作为公司资源来管理的工作，目前还没有发展到可以专业化的地步。在数据处理部门中，高级管理人员来做这项工作仍比一个专家强。高级管理人员在关键问题上能做出决定。再有，数据库管理人员这个职位标志着在数据资源功能的发展方面达到了比较少见的阶段，因此最高管理部门对这个领域应多加关注和反映。

关于谁来使用数据库的问题，直接或间接使用数据库的人员是程序设计员的分析员。在十家公司中，目前为止还没有一家让经理和分析员来直接使用数据库。公司规定公析员可以通过数据管理系统间接使用数据库。在三家公司中分析员向程序设计员提出要求，程序设计员再使用数据管理系统，以获得迅速的答复。

在其他所有公司中，分析员不得不通过程序设计来满足他们的需要。随着进口软件质量的提高，这样的工作程序将会改变，并大大简化。

数据库经理们对下列与数据库有关的重要组织问题表示关切：

第一，配备在技术上能掌握数据库的人员。

第二，为数据库筹措资金并建立适当开支制度。

第三，建立并推行全公司一致的标准。

第四，以最有利的方式使用数据资源。

他们表示关切的有关重要技术问题有：

第一，将数据转变为数据库形式。

第三，设计一种数据库，既可满足临时需要，又不致降低．正常的计算机数据处理质量。

第四，内部可靠性及重建丢失数据的能力。

各公司普遍感到这些组织问题和技术问题十分严重。因此，在充分实施数据库概念方面，目前不宜采取过于激进的行动。人们对数据这一概念认识是一致的，应当充分肯定其正确性，不过在行政上还需要做许多工作才能有效地付诸实施。

在数据处理应用的发展过程中，下一个里程碑自然就是数据库概念的应用。数据库存概念包括数据处理功能的专业化，数据库的应用，管理部门对信息需求方面具有很大的弹性，可以使公司将它们的数据作为真正的资源来看待和使用。但是在推行这个概念时，力求谨慎行事，不要急于求成。这种既要前进又不可操之过急的情况下，经理们应该采取以下措施：

第一，认准数据库的概念，并谨慎对待它。高级管理部门应对数据处理经理加强宏观指导，确定企业的关键任务，为提高信息能力（其中一家是美国石油公司）把有关权能在数据处理方面打破旧框框，这与上级管理部门给予指导分开，并坚持要为整个企业的利益而使用数据。

第二，确定数据库管理人员的地位。问题不是要不要设立数据管理职位，关键是实施。最后总是需要由一个管理人员来将数据库概念付诸实施的。目前各公司对此是一片空白，需要由一个管理机构来制订数据库实施计划、掌握实施的进度、规定数据库标准、控制以及使用办法。目前起码需要配备一名数据库专家，为数据处理经理和指导委员会提供决策意见。这个人还可以在评价和选择适当的软件方面提出意见。

第三，确认数据库存在计算机系统的重要性。数据库所需要的硬件技术和软件技术已经比较成熟，因此，对于许多公司来说，数据库概念已成为切实可行，花费方面大概所有大中型公司都能承担。一家公司如果对数据库技术置之不理，短期内不会有明显的害处，但是，它们将来是难以想象的。

再有，数据库这一概念在短时间内不能被人们广泛接受，它的实施并不是轻而易举的、短时间内所能完成的。如果一家公司从现在起就制订计划和采取行动，即使是比较剧烈的技术改革，它也可以慢慢地、比较顺利而有次序地将这种改革纳入该公司现有的系统中。

为了采用进行数据库操作的技术，公司必须确立其主要的计算机数据系统，并重新加以组织：（1）消除多余，（2）便于上级管理部门使用。就目前来说，各公司恐怕必须使用商品软件来组织数据和满足管理部门对临时分析和报表的需要。