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四激活高级管理部门（第2页）

2．有办法将公司计算机可以阅读的数据作为一个整体来管理和组织，使这些作为一种资源来使用它，尤其是用来解决临时提出的问题。

由于数据库概念蕴含着许多好处，最近在专业报刊上这个概念颇受重视。我们从管理部门的角度来解释这个概念，并提供一些通过考察所得到的结果。说明在几个抽样调查的公司怎样进行管理和利用的。

从目前的情况来看，多数管理部门在管理和充分利用他们的数据方面都存在着一定程度的困难。这说要是历史上的原因造成的。这些年来，计算机技术飞速发展，而数据管理方面却丑相百出迟迟不前。直到最近才开始对数据管理进行全面的考虑，因此，只是从零零碎碎的方面得到一点应用。而且，计算机每次在结构和能力上的改进都带来新的应用。但是，这些应用大多数仍属针对性的，其目的是为了满足特定的工作需要或为了起专门的参谋作用。

因此，数据管理继续以零敲碎打的方式发展，而且局限于比较低级的机构，例如仅限于一个部门的科室。

今天，高级管理部门想要得到的数字信息，只能从管理妥善的公司的总数据库中产生，这些数据包括下面各级机构范围应用项目中的数据。也就是说，今天为了提供管理部门所要得到的数字信息，公司就需要有一个数据库。应用数据库，并结合范围广泛的程序，所提供数字信息比过去单一而孤立的应用项目通常所能提供的要更加广泛，更加全面。

虽然新要求已经提出来了，但世俗还层层封锁，现在有很多的人对习惯性的做法表示反对。表示的做法：只是为特定的程序收集数据和编码，因此不同程度上将数据长期地的排他性固定在那些程序中。回顾一下，这种做法有两大缺点：

文件和记录容易成为冗余；

关于程序数据的传统做法。

假定X公司原来只有一个单一的使用计算机的系数，比如说用于应收账目。这个系统表示为程序Ⅰ。

程序Ⅰ有三个数据文件：A，B和C。文件A包含顾客记录，每个记录由数据元a和b组成；a可以是顾客姓名，b可以是这位顾客未付清的余额。文件B和C包含可接收的账目这个程序所需要的其他数据元。

假定现在这个公司想要执行第二个程序，即程序Ⅱ，具有文件D，E和F，包含数据元a，b，c，d，f和g。注意，这些数据元，除此之外，在公事程序Ⅰ的文件上已经都有了。但是，程序设计员很可能已将文件A和B编入程序Ⅰ，因此这时不能原封不动地将A和B编入程序Ⅱ。这样，程序设计员就必须进行选择：

他们可以将A和B重新编码，使这两个文件既可供程序Ⅰ使用，也可供程序Ⅱ使用。但是这将意味着要重新编写程序Ⅰ，以适应新编码。

他们也可以建立两个“新”文件，由A和B的数据组成，但按照程序Ⅱ的特别需要来编码。

过去，当电子数据处理部门面对这种选择时，往往直截了当地去建立这两个“新”文件。重新编与程序Ⅰ就感到烦琐，因此，建立新文件似乎是最省事的办法。从短期来看，情况确实这样。

但是，从长远来看，X公司会很容易发现，随着新程序的增加，它自己在建立越来越多的大同小异的文件。例如：

它需要同文件B差不多的两个新文件，以用于程序Ⅲ和Ⅳ，也就是文件E和K。

它需要同文件A差不多的三个新文件，以用于程序Ⅱ，Ⅲ和Ⅳ，也就是文件D，G和J。

它需要同文件Ⅰ差不多的一个新文件，以用于程序Ⅳ，也就是文件L。

诸如此类，数据的多余是很明显的。就在这个小小的十分简单的例子中，文件12个数据元中就有7个（58％）是多余的。

开始，多余并不会构成很大的麻烦。但是，等到各个数据需要更新时，就确实会造成很大的麻烦。在一个电子数据处理部门，不论大小，实际上不可能将所有多余的文件和报表以系统的和同步的方式加以更新。试想如果X公司增加一个顾客将会发生什么情况：A，B，D，G和J都必须更新，而且这还仅仅是开始。

一旦文件、记录和报表开始发生重叠，而且更新成为一个严重的问题，在更新过程中，由于记录和报表项目多，分量大，因而出现困难重重的现象，公司各部门就会开始收到自相矛盾的报表，这是由于文件上的漏洞导致的。在一家大公司中，高一级机构所收到的销售报表与低一级机构所收到的销售报表相差很远，因此推销员们就开始自己动手记销售记录，如此来行动是得不偿失的。这两套报表实际上大部分是由在不同时间，更新的冗余文件中产生出来的。

上面讲的不一致仅仅是由于公司的组织机构不同级而产生的。如果把两种不同功能的报表事例放在一块，就更容易发生严重的多余问题。例如，一个公司的库存报表同会计报表如果不在同一时间更新的话，那么这两种报表就会有所不同。

这两种功能的报表所使用的数据即使有较小的出入，也会引起显著的不协调：

有一个大型零售联店，对计算机的应用是按照传统的方式进行的。出于营业的需要，管理部门就必须将很多功能各异程序事例为一个系统。可是，统一的结果是：许多分立的但基本上相似的程序组合在一起了。公司突然发现，程序设计人员要用90％的时间去保持程序运行的协调性有及文件的更新。

对于任何大型操作来说，多余就是浪费。如果一家公司长期遵循传统的方式，不断增加新程序和多余的数据文件，提供的数据是针对那些程序编码使用的区别于其他程序。那么，到最后，等公司要把所有的数据集中起来加以统一，重新组织和编码，以便新程序的运行无需广泛重新收集数据的重新编码时，所面临的任务就会很大，而且上述做法的时间越长，最后的工作做起来就越麻烦。

计算机存贮器过去比现在昂贵得多。如今有一家大计算机制造商预言，在不久的将来，半导体技术的应用就会使存贮器的价格明显降低。即使现在，存贮器的价格已因超巨型磁盘装置的发展而大大降低。另外，新式软件已给计算机带来了新面貌，使更先进的信息系统得到问世。例如，应用虚拟存贮器来探求大量数据中，两个数据元之间的关系就很方便，这么多的数字就无需存贮到数字库中。

最初各公司之所以对程序设计的规模所需数据的量加以限制，其主要原因乃是由于联机存贮器比较贵。这样实际上就使原来的一套做法更加根深蒂固，各项的应用，仅能用与其相应建立和保存的文件，各公司倾向于仅仅存贮当时运行所需要的数据。

然而，目前遵循传统的做法，但已获得最新式的联机存贮系统的许多公司，发现它们有能力将许多的数据以随取随用的贮存起来。这样，就大大地增加存在量和使用的方便。他们的数据的组织和编码仍然依照第一代计算机的做法，就是按具体程序来组织和编码。从合理化的观点来看，这种情况正如现代综合工作中完全用罗马数字记账一样的麻烦、浪费和荒谬。

高级管理部门对于需要应用数据库来解决的应用项目和需求日益增长，而且习惯性的方法已经极不适当了。

近代经营者应用数据库概念来组织电子数据处理工作，乃是将一个公司的计算机可以阅读的全部数据集中起来管理，既能用于执行长久的程序，也适用于临时的需求。虽未出现文件，因为数据元库构成公司的总文件。其他一些具体的文件就大有用处啦!

数据库程序设计专家应用这个系统来组织数据元是有许多优点的。例如：可以大大减少或避免文件的重复，同时还能减少许多费用，使数据的可存取性达到最佳的境地。

特别程序设计接口系统包括一种高级程序设计语言，经特别设计，用来控制数据库所包含的数据元。以解决问题，编制报表。编写临时提出的程序时，程序设计只能将数据元通过接口系统贮存于数据库。

传统概念和数据库概念都相凑合的。如果本文开头的简介中所说的那家公司拥有一个工作数据库，那么总经理只要请主管电子数据处理事务的经理，让一个程序设计员编一个临时程序即可。数据能否使用的问题就不会发生；在这个例子中，唯一的变量是实际写出程序所需要的时间，只是一个小时的功夫。

如果我们展望高级行政人员在全面性的管理工作中所要使用的应用项目，那么我们就会更加充分地理解传统概念和现代概念的不同。这种发展很可能是从数据库概念和公司模型概念的综合开始；虽然这种联合现在只是一定的，但是，那些现在就按照数据库概念来调查电子数据处理决策的公司，和那些光知道使用传统程序并走到绝境的公司相比，将会获得很大的好处。

执行数据库概念所需要的计算机技术，目前完全具有，其余的技术也正在迅速发展中。因此，采用数据库的理由现在已很充分。但是，在实际工作中，这个概念仍然是很新的。目前使用数据库的程序如何?在实际使用中有哪些问题?一家公司如要向数据库的方向发展应采取什么做法?实事求是地说，我们可以期望从数据库获得什么好处。?

应解决上面所谈的问题的需要，我访问了六种不同工业中数家公司主管数据处理的经理，就同样的项目进行了调查。经理们在回答我所提出的问题是不受限制的，他们所出现的现象与人们所想象的并不完全相符。然而，他们出现的现象说明不少问题。主管电子数据处理的经理们在以下几个问题使人们了解到目前的一些情况：