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动员令之二 动员不知道怎么做的员工（第3页）

1）弄清是否一定要出差。因为出差是件麻烦事，所以要明确一下是否写信、打电话就能办好这件事?是否可以派代表去?

2）随时记下出差要带的东西。出了门才想起忘了东西就晚了。所以应该随时记住想到的要带的东西，从私人用品到办公文件，并随身带着这份清单。行程最好复印两份，一份给同事，一份给家人，以便联络。并准备好沿途的有关资料。包括飞机、车船时刻表，交通图，餐饮服务地点等。

4）行李要轻装。私人物品和办公用品分开集中放置。皮箱最好有轮子，免得提不动。袋子、皮箱要容易辨认，在里面放上自己的联络地址，以防失误。重要的东西随身携带，例如联系对方的地址和电话号码，重要的文件，现金和旅行支票等。

四、有效利用好时间

1）先处理重要的事情，注意力集中，无关紧要的琐事在零碎时间里做，时时想着要成功。2）订好截止时间，分出阶段目标。一步步完成，以免产生离目标遥遥无期的感觉。

3）用好时间。在自己状态最佳时处理最棘手的事情。

解决方案之五：通过分类提高效率

当公司的大门一打开，每个职员就要面对众多纷繁的办公事务，但在众多的事物中，可以按照事情的轻重缓急分成下列五类，而针对这五类情况有效进行管理可以大大提高工作效率：

一、重要又紧急。这些事情比任何事情都要优先，是必须立刻去做或近期内要做好的工作。

二、重要但不紧急。我们生活之中，大多数真正重要的事情都不是紧急的，可以现在或稍后再做。

对这一类工作的注意程度，可以分辨出一个人办事有没有效率。

三、紧急但不重要。这一类是表面上看起来极需要立刻采取行动的事情，但是客观而冷静地分析一下，我们就会把它们列入次优先工作中去。

四、繁忙。很多工作只有一点价值，既不紧急也不重要，而我们却常常在做重要的事情之前先做它们，这是本末倒置。因为这些事情会分你的心——它们给你一种有事做或有成就的感觉，使你有借口把重要的工作向后拖延。

五、浪费时间。是不是浪费时间，每个人都有不同的看法。但是工作效率低肯定是浪费时间。把太多的时间用在第三和第四层行动上而不是用在第二层行动上是最大的浪费时间。

如何在处理工作时，自觉而又快速地运用以上五种工作分类法呢?你必须快速自问：第一，能不能取消这项工作；第二，能不能与别的工作合并；第三，能不能用更简便的办法代替。要记住，可做可不做的事坚决不做，自然节省了时间和精力；与别的工作合并起来做，自然就提高了工作效率；用更简便的方法去做，自然就缩短了工作时间。

在世界商业的发展史上，曾经有过许多成功的企业家出色地使用了上述工作分类法来提高工作效率。例如美国企业家亨利·凯撒在他众多成就中有一项就是第二次世界大战中成立了一家公司专造货轮，名叫自由货轮。这些船只都是在极短的时期内完成的，真是惊人的成就。

凯撒每天一到办公室的第一件事，就是在办公室上放一本便笺簿，然后在上面写下他希望当天完成的每一件事。整整一天，这张表就一直放在他的办公桌上，每当一个项目完成，他就在上面划一条直线。当天完不成的项目就移到第二天的表上。当然，你最好把需要办的事情分为A、B、C三类。A类的事最重要，B类的事情次之，C类的事情可以放一放。如果把A、B两类事情办好了。就算完成了工作的80％。如果有人来函或打电话催问C类事情，就可将这类事情调人B类；如果A类事情太难办，太复杂，或者工作太大，就可以将一部分工作委托别人去办，并限期完成；如果非得自己去办，就可把事情分成若干阶段，每个阶段花一部分时间去完成。

当你在便笺上写下你当天想完成的项目时，就觉得有一种压力一定要去完成它。也许这就是采用这种办法的最大优点。

每天，当你在自己拥挤的办公室内坐定，你可以把自己幻想成英雄的凯撒，当你像他一样完成一个任务就在项目上划上一条线时，心理上会有一种轻松感。一天下来当表上的项目大多数已被划掉时，自己就能坐下来喘一口气，心里一定会感到非常高兴。

解决方案之六：职员有条不紊的素质

一、从办公桌的条理看公司职员的素质

一个公司职员的素质如何，在一踏进办公室的同时就已经明确了。整洁面有条理的桌面是优秀职员的共同特征。而那些素质低下的职员只会把凡是不确定是否或何时派得上用场的物品一股脑儿全部堆放在办公桌的抽屉内，因而显得没有效率。再者，和工作丝毫沾不上边的东西，如漫画、小说，乃至照相机、酒等，都没有理由成为抽屉的收藏品。假使员工错把办公场所误认为私人的储藏室，就不够资格成为现代企业的职员。

办公桌上应该只放置手中正待处理的文件及有关资料，除此之外的其他物品都不应该放上桌面，因为处理工作时，如果桌上堆积太多没有用的文件，只会妨碍工作的顺利进行。

办公桌的抽屉也各有功能，例如办公桌最下方的大抽屉，可垂直摆放经常必须查阅使用的档案卷宗，如果能将卷宗一一按其性质分类，并整齐垂直排列归档（标记向外成直立状，而非平放），一旦需要，便能迅速抽出，不致耽误时效。其他正在处理的案件和公文，可依先后顺序或紧急性，分别夹好平放于其他抽屉内。

二、对职员进行条理化培训的方法

首先，填写自己应干工作的清单是使自己工作明确化的最简单的方法之一。其方法是在一张纸上首先试着毫不遗漏地写出你正在做的工作。凡是自己必须干的，且不管它的重要性和顺序怎样，一项也不漏地逐项排列起来，然后按这些工作的重要程度重新列表。这样，自然就按着重要性的顺序列出了自己的工作一览表。

其后，对你所要做的每一项工作，写上该怎样做，并根据以往的经验，在每项工作上注上你认为是最合理最有效的办法。

为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。

另外，制定一个好的工作日程表是十分重要的。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。社会上有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。著名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，临时打主意过日子的人，只有混乱二字。”制定工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：

一以重要活动为中心制定一天工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。

二以当天必须首先要做的那件工作为中心制定一天工作日程。不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做，完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。

三把有联系的工作归纳在一起做。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归纳起来一次写完；尽量约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。

四使工作日程与自己的身体状况、能量的曲线相适应。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性，最富于创造性的工作。而在精神上，体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。