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第六章 建立完善的软硬件系统（第4页）

（2）不依实际缺货量送货。

有些批发商到便利店时，会将抄货内容交给店长检查，然而第二天送货时，却不依照昨日抄货的内容送货，导致应该送的商品没送，不该送的却送一大堆。

（3）送货单据不清楚。

批发商填写送货单据时，缺乏固定标准格式，填写在随便一张空白纸上，当做付款时的依据，导致每家批发商的送货单据大小都不一样，很难保存和统计，到月底清款时，容易产生账目不符的纠纷。

（4）进货资料输入电脑不易。

输入电脑的人员，由于送货单据内容不清楚，必须至卖场查看实际进货的数量，才能输入电脑。偏偏便利业进货次数又多，便利店又缺乏人力来做输入工作，于是引进POS之后，连最基本的进货资料输入都无法进行，昂贵的POS收银机被当作普通的收银机来使用。

2．便利店用自己设计的货号与进货单据

为了解决第一种方式的难题，于是便利店建立起店内的货号与进货单据，每次批发商送货来时，都要填写便利店提供的进货单据，进货单据为二联，一联存底，一联交给批发商当做月底清款的依据。此种方式一实施，若没有彻底要求批发商做好，很容易就会流产，因为会产生如下两个问题。

（1）批发商必须重填一份，浪费时间。

送货的业务员在每一家便利店停留的时间短暂，又要下货，又要填写进货签收单，给业务员带来很大的压力，有时宁可不送这家便利店的货。

（2）批发商有自己的电脑作业。

批发商自己本身也有自己的电脑流程制度，若将便利店进货签收单交给他们签填与保管，待月底再清款，而每一家便利店用的进货单据都不一样，将会给批发商带来很大的困扰。

3．便利店实行采购制度

现在的连锁便利店有自己的采购制度，任何商品要进入卖场，有一定的程序可依，如必须先议价，谈好价格，或产品要进入，必须填写新商品基本资料卡等。但是独立店人手不多，且订货数量也没有连锁系统多，如何进行采购作业就是一个难题。其实便利店也可以设计简便的采购进货标准流程制度、方法。

目前日本在导入POS以后，一般会使用这样一套标准流程，来约束批发商及简化进货资料输入电脑的工作，值得我们借鉴。

（1）订货。

便利店店长利用掌上型电脑刷货价卡来订货，再将资料输入普通电脑，并参考历史销售资料，打印出一份订货单，并且将订货资料保存至电脑，批发商依订货单资料直接送货，并将异动状况，显示在上面。

（2）进货。

当第二天批发商送货时，要求其提供订货单，若忘记带来，可从电脑重新打印一份。

（3）验收。

依订货单内容进行验收工作，若有新产品，请批发商填写新品资料卡，如原印条形码、售价、中文名称、包装、成本等、最高订量、最低订量等。

（4）输入电脑。

在电脑上，将昨日订货单据号码调出。并依实际进货数量及异动状况直接更改，确定总金额无误之后，从打印机打印出两份进货签收单，一联存底，一联交给批发商带回。

（5）清款。

月底时，便利店印出各厂商的应付账款明细单，同时寄出，通知各批发商开发票清款，简化应付账款对账的作业。

导入POS前要做哪些准备工作？

当一位管理者决定要导入商店自动化前，都应详细评估金钱、时间、人力、制度化和标准化的流程建立以及管理观念等。

“好的开始，是成功的一半。”要踏出成功的第一步，就要做好事前的评估工作，才不致于事后有缺陷及永抱遗憾。

管理者在决定导入自动化之前，应考虑下列几个方面。

1．金钱的投资

金钱是导入商店自动化主要的因素之一，可分为硬件投资成本、软件投资成本以及人工维护成本。前两者都属于固定的成本，可能在购买时，就已经决定了，而后者却是随着时间累积而增加的成本，诸如：贴条形码标签的耗材及时间、维护商品主档的时间以及往后的软件修改费用等，有可能远超过硬件的成本。

2．建立档案耗费时间

电脑刚上线时，第一件事就是小心检查所搜集的资料正确与否，若输进去的是一些无用的资料，相对地它也会回馈一些垃圾报表。尤其是厂商资料、商品资料的建档，这些工作都是上线时的基本作业，耗费的时间及心力不少，管理者应有心理准备。

3．人力增加难以避免

使用电脑并不能使工作量减少，只是加快处理速度而已。有些工作可能在未实施商店自动化前所没有的，但在实施商店自动化之后，却每天都必须得做，最明显的是进货资料输入及新商品资料的建档和贴条形码标签，其中尤以进货资料输入为最。

4．建立制度化、标准化的流程