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第三章 做好出纳必备的基础会计知识（第4页）

第十，对于实行会计电算化的单位，财政部《会计基础工作规范》还提出了打印上的要求：“实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印”；“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账。并与库存现金核对无误。”之所以这样做，是因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。

会计账簿错弊查证

会计账簿错弊主要表现在以下方面：账簿启用、账簿设置、账簿登记、会计结账。

账簿启用　建新账及会计人员交接，都需启用账簿，要在账簿扉页上附启用表。其内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计主管人员姓名。如有会计人员调动，要填写交接日期，监交人及交接双方均签名签章。账簿启用中出现的错弊主要有：

账簿封面及扉页上所列项目未填写或填写不齐全，无法明确有关责任，继而掩盖在职期间的有关非法行为。

此错弊只需审阅账簿封面及扉页是否登记齐全，即可查证。

账簿设置　任何单位均应按国家统一会计制度，结合本单位具体情况设置一套完整账簿体系，用以连续、全面、系统反映企业经济活动。常见的错弊有：

第一，账簿设置不合理，如，现金、银行存款日记账采用活页账，材料等存货类资产明细账登记到三栏式账簿中等；

第二，有些需要进行明细分析的账户，未设明细账或有的需要备查登记的没有备查登记簿，不能详细反映经济活动情况；

第三，所设账簿未能形成良好账簿体系。如，库存材料管理实行会计、保管各设一套库存材料明细办法，假如二者记录、反映缺乏统一协调，造成互不联系、互不衔接，不但不能提供库存材料准确信息，反而给核算与管理带来混乱与麻烦。

此错弊查证方法为：了解该单位实际情况，确定其应设置账簿；查看该单位账簿设置是否合理、恰当。

账簿登记　账簿登记错弊一般属于工作疏忽或熟练程度不够造成的。一般有：手工记账单位数字和文字书写不规范，如空距超过或小于12；未按规定笔墨登记账簿；发生隔页、跳行情况；错记、漏记；未按规定结出账户余额。

查证时，按会计操作规程要求查阅。对错记、漏记一般可采用下列方法查找：

第一，如推测可能是错记的差错，就可用“二除法"、“九除法"查找。譬如：不平衡的差数是2的倍数，可能是借贷记在同一方向了；如果不平衡的差数能被9除尽，可能是把数字以大记小，例如将63记成36，或以小记大，例如将18记成81。

第二，就是按照原来账务处理的顺序，从头到尾进行普遍核对，看其有否漏记、重记和错记。

第三，就是与原来账务处理的顺序相反，从尾到头进行普遍检查，以找出差错所在。

第四，就是根据差错的具体情况，对账簿记录中的某些部分进行检查。如果差错的数字只是角位、分位，或者只是整数，就可以专查角位、分位或整数位的数字。

会计结账　会计期末，需进行结账，以便总结特定时期或时点的经济活动情况，考核经营成果，编制会计报表。容易出现的错弊是：

第一，结账前未将应属本期经济事项全部登记入账，如待摊费用、预提费用未按期摊提；

第二，人为推迟收入入账时间等，以达到调节利润目的；

第三，结账时间不合规定，人为提前或拖延结账时间，用来人为调节有关财务信息。

查证此错弊时，看待摊费用及预提费用期末余额与期初数是否有变化，变化趋势是否合理；检查产品出库数量，看有无隐瞒收入；检查相邻两月月初及月末记账凭证日期，看有无未按期结账行为。

记账错误的处理办法

正如我们上面谈到的由于各种原因的存在，在制证、记账、编表的过程中往往会发生一些错误。发现记账错误时，根据账簿错误的具体情况，可采取三种不同的更正方法：

第一，在填制凭证、登记账簿过程中，如发现文字或数字记错时，可采用划线更正法进行更正。即先在错误的文字数字上画一红线，然后在划线上方填写正确的记录。在划线时，如果是文字错误，可只划销错误部分；如果是数字上错误，应将全部数字划销，不得只划销错误数字。划销时必须注意使原来的错误字迹仍可辨认。更正后，经办人应在划线的一端盖章，以示负责。

第二，在记账以后，如果在当年内发现记账凭证所记的科目或金额有错时，可以采用红字更正法进行更正。所谓红字更正法，即先用红字填制一张与原错误完全相同的记账凭证，据以用红字登记入账，冲销原有的错误记录；同时再用蓝字填制一张正确的记账凭证，注明“订正×年×月×号凭证”，据以登记入账，这样就把原来的差错更正过来。应用红字更正法是为了正确反映账簿中的发生额和科目对应关系。

有时，根据记账凭证分别记入有关科目并无错误，但所填的金额大于应填的金额时，也可按照正确数字与错误数字的差额用红字金额填制一张记账凭证，据以登记入账，以冲销多记部分，并在账簿摘要栏注明“注销×年×月×号凭证多记金额”。

第三，在记账以后，发现记账凭证填写的金额小于实际金额时，可采用补充登记法进行更正。更正时，可将少记数额填制一张记账凭证补充登记入账，并在摘要栏注明“补充×年×月×号凭证少记金额”。

红字更正法和补充登记法都是用来更正因记账错误而产生的记账差错。如果记账凭证无错，只是登记入账时发生误记，这种非因记账凭证误记的差错，无论何时发现（在实际工作中，由于定期核对账目，不可能经过很长时间才被发现）都不能用这两种方法更正，而应用划线法进行更正。因为记账必须以凭证为根据，一张记账凭证不仅是登记明细账的根据，也是汇总登记总账的根据。在同一记账根据的基础上，不一定两种账同时都记错，假如总账未记错，只是某一明细科目记错了数字，如果为订正这一明细科目差错，而采用了红字更正法或补充登记法，势必影响总账发生变动，即将原来的正确数订正为错误数。所以，非因记账凭证误记的差错只能用划线更正法进行更正。

以上只是对当年内发现填写记账凭证或登记账簿错误而采用的方法，如果发现以前年度记账凭证中有错误（指科目和金额）并导致账簿登记错误的，应当用蓝字填制一张更正的记账凭证，以此更正由于错误对会计产生的影响。