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第十章 财务制度和内部控制不可或缺（第2页）

业务记录控制即财务经理应规定若干制度来要求会计人员或相关业务记录人员必须认真、严谨的按照规定的制度去执行，以保证会计记录达到真实、及时和准确的要求。

那么，财务经理应从哪几个方面来建立记录控制制度呢?

（1）建立严格的凭证制度。凭证是记录经济业务发生的依据。严格的凭证制度，要求设计良好看凭证格式和传递程序，并要求所有凭证均应顺序编号。

（2）规定会计记录的程序。要求以书面形式表明从填制会计凭证，到登记账簿、编制会计报表的全过程。

（3）规定和健全记录的复核工作。对已完成的会计记录进行复核，是控制会计记录，使其正确可靠的又一种办法。

3．业务处理程序控制。

业务处理程序控制即财务经理在考虑某一经济业务如何得以有效时而对其制定的若干措施，其基本目标是任何一项经济业务以发生到完成的全过程均不由某个部分或人员单独处理。这样，即有效地发挥群体的智慧，又有效地进行了内部牵制，防止营私舞弊的发生。

如何保证业务处理程序高效公开地进行，财务经理应该注意将每一项业务活动都划分为授权、主办、标准、执行、记录和复核6个步骤。这些步骤分别交给不同部门或人员来处理。

了解企业现金收付的内部控制制度

现金收付控制是企业内部控制系统中最为重要的环节，它包括现金收入的内部控制和现金付款的内部控制。

1．现金收入的内部控制制度。

现金收入的内部控制制度主要应该注意以下几个方面：

（1）人员聘用。聘用可靠、富于竞争力和有职业道德的职员，公司应仔细审查职员是否有不良的个人品质。此外，还需花费大量资金实施培训计划。

（2）合理分工。指定特定的职员担任出纳或管理出纳的人员或现金收入会计。

（3）合理授权。只有指定的职员（如部门经理）才可批准顾客的特殊情况，如同意超过支票限额的支票收入和允许顾客赊商品。

（4）职责分离。出纳和分管邮寄现金的职员不得接近会计记录，记录现金收入会计不得兼管现金。

（5）内外部审计。内部审计人员检查公司的业务是否与管理政策相符；外部审计人员检查现金收入的内部控制，确定由会计系统产生的与现金收入相关的营业收入，应收项目和其他项目是否准确。

（6）凭证和记录。顾客要收到业务记录的收据，银行对账单要列示的现金收入用以调整公司的记录（送款单）。顾客的邮寄付款记入汇款通知单，用以反映公司收到的现金数额。

（7）电子计算机及其他控制。现金出纳要进行业务记录，出纳受其制约。现金要存放在保险柜和银行里。每天的收入应与顾客的汇款通知书和从银行取得的送款单相一致。员工应在不同工作岗位上轮换并按期休假。

2．现金支出的内部控制制度。

与现金收入的内部控制制度相对应，财务经理应当主要应注意以下几个方面：

（1）可靠、富有竞争力和职业道德的员工，现金付款应由高层职员管理，大额付款应由财务经理或财务经理助理经办。

（2）合理分工。专门的职员批准需付款的购货凭证，由高级管理人员批准并签发支票。

（3）合理授权。大额开发必须由业主或董事会授权，以确保与企业目标相一致。

（4）职责分离。计算机程序员和其他经营支票的职员，不得接近会计记录；登记现金支付的会计，不得有经营现金的机会。

（5）内外部审计。内部审计人员审查公司业务是否与管理制度一致；外部审计人员审查现金支出的内容控制，以确认会计系统所产生的费用及资产和与现金支出相关的其他项目的金额是否准确。

（6）凭证和记录。供应商开出的发票的支付现金所必需的凭证；银行对账单上列示的现金支出（支票和电子通汇付款）用以调整公司的账面记录；支票要按顺序编号，以说明付款的顺序。

（7）电子计算机及其他控制。空白支票应锁在保险柜里并由不从事会计工作的管理人员负责控制；支票的金额要用擦不掉的墨水由机器印上去，已付款的发票要打孔以避免重复付款。

此外，为了安全和控制支出，许多企业要求支票要有两人签名。为了避免凭证的涂改，某些企业还用机器在支票印制擦不掉的金额。付款后，支票签发者要在付款袋上打孔。这个孔表示发票已被支付，防止不诚实的职员用已付凭证重复付款。

了解企业的存货内部控制制度

存货是企业经营过程中的流动资产，包括原材料、辅助材料、燃料、包装物及劳动保护用品等。存货被誉为是商业企业的血液，所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括以下几个方面：

（1）无论采用什么盘存制度，每年至少实地盘点一次存货。

（2）保持高效的采购、验收和运输程序。

（3）保管好存货，以防被盗、损坏和腐烂。

（4）仅允许那些不能接近会计记录的人员接近存货。

（5）对贵重商品保持永续存货记录。

（6）按较经济的数量购买存货。

（7）保持足够的存货以防因存货短缺减少销售收入。

（8）不要保留过多的存货，以防将资金拴在不必要的项目上而增加费用。

以上是有关存货内部控制的框架性要求，一些内部控制制度比较完善的企业，在实际工作中，按照他们的做法，存货的收入与发出都应办理凭证。存货收入需填制采购材料验收入库单、自制材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等；存货发出需填制的凭证包括材料领用单、材料发料单、外加工材料发料单、产品销售运货单、原材料退库单等。月末应编制收料汇总表和发料汇总表。