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第一章 利用最短的时间（第6页）

查里斯的一段经历给人们提供了很好的启示：有一次，查理斯在密执安候机飞往芝加哥，再转机回罗省。一个钟头过了又一个钟头，大家都等得有些不耐烦了。最后，扩音机传来坏消息：“由于天气恶劣，班机不得不取消了”。

查里斯身旁的一位西装毕挺的男士，看起来大概是位高级行政人员，冲到柜台前，向航空公司职员大发雷霆：“那怎么行呢?我一定要到芝加哥去，再从纽约换机到欧洲苏黎世。机票全订好了，苏黎世那边的会议也安排好了……。”

查里斯刚巧也到柜台去查问转机的可能性，就顺口说：“看起来我们都碰到意外了，我也是要转机回罗省去开会。现在要看看到底我们能否在败中求胜了”。“他望着查里斯，思索了几秒钟，立刻平静下来。他对航空公司的职员说：“对不起，这是我的机票，麻烦你们看看有什么方法替我赶赶。我现在打电话到苏黎世去，请他们准备改期。”

过了一会，他们又坐在候机室里了，他对查里斯说：“谢谢你。现在我大可以再温习一下我的计划，到开会时就更有把握了。”

大约过了两个小时之后，这位先生坐上另一班机飞到纽约去了。他给每一位旅客留下了深刻的印象：他既没有浪费出岔的时间，也没有在耐性考试中败北。比尔·盖茨说：在相同的时间内，用相同的劳力做尽可能多的事情，你就能领先别人一步。

而在相同的时间内，用相同的劳力做尽可能多的事情的最佳方法就是即时处理。

比尔·盖茨所说的即时处理，简单地说，就是凡决定自己要做的事，不管它是什么事，就立刻动手去做，“立刻”这一点至关重要。

立刻动手，这不仅省去了记忆、记载、或从头再干的功夫，而且可以解除把一件事总记挂在心上的思想包袱。

如果对一切事务性的工作都采用“一次性处理”，那么就省去了对一件事再花第二次、第三次的功夫。如果有信件需答复，应看完原信后立即动手写回信。如果拖延几天再写，就得再读一次原信，当然就多费了一些功夫。如果有事非得作决定，便立刻作出决定。

脑海中一旦闪现出对工作有用的想法和主意时，要马上动手记下来。无论什么事，“再来一次吧”都会造成时间浪费。诚然，有些事情是需要深思熟虑的，是需要花时间考虑的。但对于不太重要的事，该做决定就应立即做决定，并马上动手去干。

比尔·盖茨认为：拖延必然要付出更大的代价。能拖就拖的人心情总不愉快，总觉疲乏。因为应做而未做的工作不断给他压迫感。“若无闲事挂心头，便是人间好时节”，拖延者心头不空，因而常感时间压力。拖延并不能省下时间和精力，刚好相反，它使你心力交瘁，疲于奔命。不仅于事无补，反而白白浪费了宝贵时间。

拖延的恶习，说穿了是为了暂时解脱内心深处的恐惧感。

首先，恐惧失败。似乎凡事拖一下，就不会立刻面对失败了，而且还可以自我安慰：我会做成的，只是现在还没有准备好。同时，拖延能为失败留下台阶，拖到最后一刻，即使做不好，也有借口说，在如此短的时间内能有如此表现已经是很不错的了。

其次，恐惧不如人。拖到最后，能不做便不做了，既消除了做不好低人一等的恐惧，还满足了虚荣心，告诉别人，换成是我的话，做得肯定比他们好。

因此，养成遇事马上做，现在就做的习惯，不仅克服拖延，而且能占“笨鸟先飞”的先机。久而久之，必然培育出当机立断的大智大勇。

善待来到你面前的每一分钟。

——比尔·盖茨

拣最重要的事先做

如果你想成功，首先做一个优秀的时间管理者，让每一分每一秒的时间，发挥出它最大的效益。

每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅“丢了西瓜”，很有可能我们连“芝麻”也没有捡到。使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。

聪明的人，知道如何把十分有限的时间用在刀刃上，发挥它的最大功效。

比尔·盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要事先做，次要的东西放后一点。他在经营理念上也是如此。盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发人员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能——敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合“行业标准”的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Longhorn（实际上是Windows的全新版本）的开发工作。如果一切进展顺利，该款产品可在2005年以后推出。

但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。

时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分成等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。

比尔·盖茨认为：那些善于管理时间的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法来统筹时间，把时间用在最有“生产力”的地方。

如何分清主次，把时间用在最有生产力的地方，比尔·盖茨归纳了三个判断标准：

首先明白我们必须做什么?

这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

其次应该明白什么能给我最高的回报?

应该用80％的时间做能带来最高回报的事情，而用20％的时间做其他事情。（巴莱托定律）

所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。

最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上（最有生产力的地方），这就是当今时代“勤”的特点。

前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。

再其次应该清楚什么能给我们带来最大的满足感?

最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，惟如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

艾维声称可以在10分钟内就给比尔·盖茨一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给比尔·盖茨一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”

比尔·盖茨用了5分钟写完。

艾维接着说：“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。”这又花了5分钟。

艾维说：“好了，把这张纸放进口袋，明天早上第一件事是把纸条拿出来，作第一项最重要的。不要看其他的，只是第一项。着手办第一件事，直至完成为止。然后用同样的方法对待第2项、第3项……直到你下班为止。如果只做完第一件事，那不要紧，你总是在做最重要的事情。”