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第19章 十九 优秀的商务写作能力（第2页）

（一）公司行文的四种形式

第一节《XXXXXX公司文件》

用于向总部、政府以及主管部门请示和报告工作，转发总部文件、政府以及有关部门文件、发布公司规章制度、通知事项等，由公司总经理或副总经理签发。

⊕文件代字是“XXXXXX黑+部门代字”。

第二节《XXXXXX分公司》

用于以函的形式向与公司没有隶属关系的单位行文，由公司总经理或副总经理签发。

⊕文件代字是“XXXXXX黑+部门代字+函”。

第三节《XXXXXX公司（部门）》

用于公司各部门在职权范围内向地市分公司或没有隶属关系的单位通报情况、商洽工作、答复问题，但不能用于向地市分公司正式行文，对地市分公司的业务部门可以行文等。部门函由部门领导负责人签发。

⊕文件代字是XXXXXX黑+部门代字+函。

第四节《传真电报》

用于公司和部门紧急或紧急事项的通知等（非密级的内容），由公司或部门领导签发。公司代字是“XXXXXX黑电字”，盖公司印章；

⊕部门代字是“（部门代字）电字”，盖部门印章。

行文规则

（二）基本原则

第一节在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶书关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关不能越级请示和报告。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。

第二节上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第三节在行文时，公司内部之间对有关问题未经协商一致，不能各自向下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。

第四节“请示”应当一事一议，并只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。

“报告”中不能夹带请示事项。

第五节上行文时，不能以公司名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。只有只有上级机关负责人直接交办的事项，才能直接向上级机关负责人报送。

第六节发文要严格按照发文程序和流程进行。制发文件的程序和流程是：草拟、部门内审核、会签、综合部审核、签发、部门内复核、登记文号、缮印、用印、登记、分发、存档。

公文的格式

一、发文机关

发文机关应当写全称或者规范化简称。如：“中共中央办公厅”“中共山东省委”等。

二、秘密等级

秘密公文应当分别标明“绝密、机密、秘密”。其秘密等级的书写位置一般在正文的左上角。但是，并不是所有公文都要划分等级。

三、紧急程度

紧急文件应当分别标明“特急”“急件”，紧急电报应当分别标明“特急”“加急”“平急”，其书写位置与密级相同。如果一份公文须同时注明紧急程度和秘密等级，一般将紧急程度写在秘密程度等级的下面。

四、发文字号

公文的发文字号，是为了便于登记、分类、保管和查询。发文字号由机关代字、年份、序号三要素组成。例合，“国发[1994]3号”，其顺序不能颠倒。年份必须用方括号括起来，不能略写。如果是联合行文，只标明主办机关发文字号。机关代字的确定，要科学、清楚、易解，并且不要与其他机关发生混淆，一般均由领导部门统一规定。党政机关的代字多为“人发”“人政发”；职能部门的代字常为“**字”。

五、签发人

签发人在下行文和平行文的文面上般看不到。上报的公文，应当在首页注明签发人的姓名。如：上行文的报告、请示就应在发文字号的右边，由主管领导签署姓名，以示对文件的负责和批准。其书写位置与发文字号在同一水平线。

六、标题

标题是公文的眉目，位于公文正文上方的最醒目处。其作用是通过标题可以概括地了解公文的性质、要求和公文内容所反映的主要问题，便于进行文书处理。完整的标题应由发文机关、事由和文种三部分组成。例如——《国务院关于加强国家档案工作的决定》，这是国务院这一国家最高行政机关发文的文件标题。