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第十一章 领导者会议技巧（第1页）

第十一章领导者会议技巧

会议场上十戒律

任何领导者，既然是指挥者，要依靠众多的人来工作，会议则必不可少。会议是上下交流的机会，是领导者发出信息并接受反馈的机会，是实施领导的主要工具。优秀的领导者，当他主持一次会议的时候，总是十分清楚会议的特定目的是什么，或者应当是什么。他在会议上就会牵着众人绕着自己的目的转，取得会议的高效率。他不能容忍某一个人滔滔不绝，而是让每一个人都有发言的兴趣及机会。领导者要用好会议这个工具，提高会议的效率，就必须做到会议十戒

①每一个会议都有一个明确的目的，不开无目标的会议，即领导者在开会之前首先要明白要干什么，还要让即将参加会议的成员明白这次为什么开会，以作好准备。如果没有明确的目标，就不要开会。这里有个问题就是所指的会议是除了组织例会以外的临时性会议。为了进行正常、连续的交流与接触，组织例会是不应该间断的。

②每个会议只应解决一个中心议题，不开有许多议题的会议。看到这里，可能有许多人不理解开一场会，不是解决问题越多，效果越高吗?而且开一次会，召集、组织工作也花时间。其实，他们没有看到多议题会议的弊端。多议题会议使与会人不能把握会议的重点内容，觉得这一点也重要，那一点也不能忽视，结果很可能只对其中某一点印象最深，而冲淡了其他的方面。许多有这种与会实践的人都了解，一个会议讨论的点太多，特别是任务太多往往会引起厌烦情绪，达不到预期的会议效果。

③会议前必须有充分的准备，不开无准备的会议。会议除非特殊情况，不要搞“突然袭击”。领导者要有准备，怎样主持好这个会议使之达到预期效果。与会者也要做好准备，以最清醒的姿态接受会议传递的信息并及时反馈。

④只开非开不可的会议、不开可开可不开的会议。这里的“会议”和第一条一样是指临时会议，不要芝麻大的小事也召集一次会议，因为这样久而久之，会降低与会者在会议上的兴奋程度。

⑤会议的参加者必须与会议的主题直接相关，与主题无关的不要参加会议。这里所讲的是会议的参与者的问题，不要有“会议闲人”的存在，不要让参与不参与都一样的人参加会议。

⑥开会时，不作离题的讨论而要围绕中心发言，领导要发挥好引导的作用。一旦发生发言离题的现象要及时地纠正，把与会者的讨论焦点一直投在会议的中心主题上。

⑦表明观点应简洁明朗，会议不能容许重复别人已经说过的话题。这样领导者可以获得尽可能多的信息，也消除了与会者那种懒散不求见地的心理。

⑧会议一定要有决议，不开无决议的会议，即使本次会议暂不能决议，也要宣布暂时休会，并应宣布下次会议的进一步要求，关照大家提前准备。

⑨会议应该杜绝两种相反观点的激烈争吵，会议应该提倡各抒己见，但绝不能陷入两种相反观点无意义、无结果的争论之中。如果发生这种情况，领导者应让他们各自保留意见，在会后再作讨论，不要占用别人发言的时间。

⑩会议应该禁止与会者频频进出会场，因为这样会影响与会者的情绪，分散注意力，影响会议的效率。会议的效果也会因此遭到损害。

新型会议三法规

第一，重要的是让每个人都真正参与

我们经常可以看到这种情况。领导者在布置完一件件任务后，觉得如释重负，但是发现执行起来并不是想象的那样顺当，许多人并没有真正领会会议上的意思，导致任务执行的中断或拖延。领导者常常对这种情况感到愤怒，但从来都不找自己的原因。每个领导者在主持会议的时候，不仅有进行决定、发布命令的权利，更有调动全体与会者真正参与会议的义务，只有全体与会者真正参与到会议当中，会议才有效率，才会出成果。然而达到这种境界却十分困难，我们可以经常看到开会的时候下面有人看报纸、聊天或者干脆闭目养神，整个会议显得十分懒散，只有领导一个人在台上滔滔不绝，这种会议还不如不开。开会的目的就是达到共同交流，解决问题的目的，如果都是领导者提出问题，再说出解决方法，下面的人不想也懒得想，“就这样吧，反正是你的责任”。

所以，要充分调动所有与会者的积极性，使整个会议活起来，有效率起来。

领导者应喜欢这样的开会形式，即领导者提出问题，不说出自己的解决方法，而是让大家自由发言，并进行辩论，这样虽然不是每个人都有机会发言，但是可以肯定每个人都在想，能达到这个程度，开会的效果也就有了。

让每个人参与有一些技巧

①开会的议题必须与与会的每个人都有关系或者他们都感兴趣，反对将与开会议题无关的人请到会场上，因为他们的无所事事会影响其他人，从而导致会议效果的降低。

②领导者要创造一种有压力的气氛，迫使每个人都认真地听，认真地想。可以采取这样的方式，领导者拿一张与会者的名单，可以随时请任何一位与会者起来重复刚刚讲过的一句话，或者简单发表一下对某某问题的看法，如果答不上来，领导者就要求他站着开会或者当着大家作自我检讨，这样每个人都有一种压力，这种压力使他们不敢马虎。

③领导者在开会的过程中应该加强引导作用，比如可以在提出问题之后，再提出若干种解决办法，让参与者广泛地讨论，找出最合适的方法。在讨论者分歧太大时可以适当地做一些引导、尽可能使与会者统一起来。

④领导者主持会议讨论的过程中应不时对参与者的发言进行肯定或表扬，即使有时这些发言毫无作用，只有这样才能鼓励更多的与会者踊跃发言，而这位发言者会在表扬与肯定的鼓励下进一步思索，或许会想出具有建设性的建议。

第二，开会的头脑风暴法

头脑风暴法由美国著名工程学家奥斯本于１９３９年首创，原词为“ＢｒａｉｎＳｔ”，用来形容精神病人的胡言乱语，最早被用于广告花样的创造上，后来发展为人们自由发表意见的一种会议形式。在这样的会议上，成员可以无拘无束地去思考问题，畅所欲言地发表自己的意见和看法，而无需任何顾虑。

这种会议参加者一般是专家。１９３５年奥斯本将其论点著书问世时，提出了头脑风暴法会议的四条规则

①在会上对别人提出的意见不许进行反驳或下结论。

②鼓励和欢迎个人独立思考，广开言路，以便集思广益。

③追求数量，所提的意见越多越好，不要害怕彼此之间相互矛盾。

④寻求意见的改进与联系，可以补充、发展和完善相同的意见，从而使某一方案更加完备。

为了取得预期的效果，会议主持者必须创造一个良好的思维环境，经验表明，与会者人数一般为１０～１５人为宜，会议持续时间２０～６０分钟为最佳。领导者即会议的主持人主要的职权在于创造一个自由交换意见的气氛。为了达到这样的目的，在会议开始时，领导者往往必须采取强制提问的做法，其发言应该激发参加者思维的灵感，从而促使与会者感到急需回答领导所提出的问题。一旦与会者被鼓动起来，各种设想和建议都会源源不断地涌现出来。这时领导者只需根据前面所述原则进行引导即可。

头脑风暴法的具体实施可以用以下几个步骤表示

①主持人明确议题，做到心中有数，然后根据问题的性质挑选组成人员，应保证大多数与会者都是精通所论问题或某一方面的专家。

②热身，即通过一两个与议题无关的小问题来激发与会者的兴趣，形成一种紧张而激烈的气氛。

③进入主题，提出问题，将与会者的思维引入自己预先设定好的轨道。

④选择富有启发性的重要叙述形式，以便保证在与会者思维最活跃、想象力最丰富、创造力发挥处于顶峰时能够考虑那些问题的解决最关键的方面。

⑤对方案进行评价，这件工作主要应由主持人来做，应该对各种方案提出技术和经济上的评价。