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第八章 做事要有条理02（第2页）

客人来了，要泡茶，这就要洗茶杯、找茶叶、烧开水。而完成这件事可以有各种不同的顺序：

找茶叶→洗茶杯→烧开水

洗茶杯→找茶叶→烧开水

找茶叶→烧开水→洗茶杯

洗茶杯→烧开水→找茶叶

烧开水→找茶叶→洗茶杯

烧开水→洗茶杯→找茶叶

前面两个顺序最费时，最后两个顺序效果好。可不是吗?等洗茶杯与找茶叶这两件事做完后才想起烧开水，就费时了。如果先烧开水，在烧水的同时洗杯子、找茶叶，效果就好多了。

统筹做事往往能达到事半功倍的效果。泡茶只是一件很小的事，对于步骤更加多的事，需要我们来进行更细致的分析，找出联系和简便的做事次序。

学会将你要办的事情分类

有时做事，我们会发现事情多如牛毛，过去的事情和现在的事情都挤在了一块。一闭上眼睛，脑海就浮现出这件或那件事，数也数不过来。有人会丢掉一些事不做算了，有人会让一些事草草了结，和没做差不多。有人会加班加点，被时间挤破头，筋疲力尽地一件件做完这些事。怎么会这样？我们到哪儿去找时间来做？怎么才能把事情都做好，并且是禀着要做就做最好的原则？要解决这个问题，我们需要统筹规划时间和精力。

把所有工作划分成“事务型”和“思考型”两类，分别对待：

所有的工作无非两类：“事务型”的工作不需要你动脑筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干扰和中断；“思考型”的工作则必须你集中精力，一气呵成。对于“事务型”的工作，你可以按照计划在任何情况下顺序处理；而对于“思考型”的工作，你必须谨慎地安排时间，在集中而不被干扰的情况下去进行。对于“思考型”的工作，最好的办法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃饭时想，睡不着觉的时候想，在路上想，上ＷＣ的时候想。当你的思考累计到一定时间后，再安排时间集中去做，你会发现，成果会如泉水一般，不用费力，就会自动地汩汩而来，你要做的无非是记录和整理它们而已！

这样来进行分类，我们就可以把零碎的时间利用起来。在零碎的时间里做事不会让你产生任何烦恼，并且专心做好一些更重要的事情。

你每天都需要做一些日常工作，以和别人保持必要的接触，或者保持一个良好的工作环境。这些工作包括查看电子邮件，和同事或上级的交流，浏览你必须访问的ＢＢＳ，打扫卫生等等；这些常规的工作杂乱而琐碎，如果你不小心对待，它们可能随时都会跳出来骚扰你，使你无法专心致志地完成别的任务，或者会由于你的疏忽带来不可估量的损失。处理这些日常工作的最佳方法是定时完成：在每天预定好的时间里处理这些事情，可以是一次也可以是两次，并且一般都安排在上午或下午工作开始的时候，而在其他时候，根本不要去想它！除非有什么特殊原因（例如你在等待某个人发来的紧急邮件），否则，强迫自己在预定时刻之外不要查看邮箱，不要浏览ＢＢＳ，不要去找领导汇报工作，这样，处理这些事务的效率才会提高，并且不会给你的其他主要工作带来困扰。

先给水还是先送饭

我们要救一个在沙漠里的要渴死和饿死的人，该先送水还是先送饭呢？这其实是要看那个人此时最需要的是什么。只有先送水才能把那个人从死亡的边缘救回来，水比饭要好消化得多。其实做任何事都应该给事情有个定位。这个定位在心里有个概念了以后，做起事来就会不自觉地按照应有的时间和次序去做。

我们来把事情按轻重缓急分类：

１．重要又紧急。这些事情比任何事情都要优先，是必须立刻去做或在近期内要做好的工作。

２．重要但不紧急。我们工作之中，大多数真正重要的事情都是不急的，可以现在或稍后再做。实际上我们却往往把这些事情无休止地拖延下去。对这类工作的注意程度，可以分辨出一个人做事有没有效率。所以我们要注意把这类工作列入优先的行列之中。

３．紧急但不重要。这一类是表面上看起来需要立刻采取行动的事情，但客观而冷静地分析一下，我们就可以把它列入次优先工作中去。

４．繁忙。很多工作只有一点用，既不紧急也不重要，而我们却常常在做重要的事情前先做它们，这是本末倒置。因为这些事情会让你分心，它们给你一种有事可做和有成就的感觉，使你有借口把重要的工作向后拖延。这是许多能力不够而又身居高位的人的最大弱点。

走好第一步

接到一件事情的时候，你是不是还没弄明白整件事情就开始东奔西走了？俗话说，万事开头难，第一步走的方向往往决定了接下去事情的进程。人做事都是有惯性的，此刻的决定和表现就决定了下一刻的状况。因此，做事要有纵观全局的感觉，无论大事小事，都应有头有尾，有棱有角，把事做得完整。

在思考第一步该怎么走的时候，就是我们需要对事情做全面筹划的时候。比如说，我们要去办什么证件，出门事前就要想好该带上什么办证需要的证明和其他东西，这需要把整个过程都了解才能做出判断。出去旅游或其他事，我们在不知将来会发生什么的情况下，第一步应该尽可能的做得完善。

有些人第一步没做好，就只想破罐子破摔了。这种心态显然是十分有害的，以一种无所谓的态度去做后面的事还不如不做，或交给别人去做呢。另一方面，做好第一步不仅使下面的事有个好的开始，而且使自己更加充满信心。

向周围的同事学习

我们要坚信一点：每个人都有自己独特的优点。换一个角度欣赏别人的时候，我们会看到很多自己还需要改进的地方。

做同一件事，不同的人处理方式会有不同，因为他们对事情的思考角度不同。多听听别人的意见，会受到不同程度的启发的。

我们应该保持一种虚心的态度，多多询问有经验的同事，养成随处留心的习惯。这样不经意之间我们就获得了很多需要额外的时间精力才能获取的经验。这是间接经验。

比如要办一件盖章的事，有好几个部门要去。我们应该事前就了解哪些人是负责盖章的人，哪些人是可以签字的人，要去哪些地方和路线，规定几时可以盖章，有多个人时是否可以分头行动等等，我们都可以从办过此事的同事那里学习，也可以听听同事的意见使自己更加方便地去弄清楚程序。

不要忘记表格记录的好处

人们不可能总是记得自己需要做的事，完成了今天的事，忘记明天、后天的事。人们倾向于被眼前的事情忙得焦头烂额，缺乏长远计划。许多事情也并不是一次性或一天就能搞定的，它也需要每天或每一阵子分配一定的时间来做。我们要有条不紊地来做这些工作，需要时间管理。制做表格是个很好的方式。