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第七章 做事要重视效率（第4页）

对比行动与不行动的好处与代价

如果人们知道该如何行动起来，有时就需要由别人提醒他们行动起来的好处，有时又需要弄清楚不行动会出现什么结果。通过算清楚行动的好处和不行动的害处，人们就能开始行动。

在确信自己应该行动起来之后，下一步就是实实在在地迅速行动起来。要做到这一点，你心中要产生一种紧迫感，这是一种外部的提示。你不要选择最后的时限开始行动，而应从相反的角度看这个问题，问问你自己：“我最快什么时候能开始?我所能达到的最高效率又是什么程度呢?”人毕竟不会越活越年轻的，你甚至可以把你的目标公之于众，给自己增加一点鞭策力。

另一个行动起来的方法是制定出进度，按进度规划做事追求高效率。有时候，这些写成白纸黑字的东西是能鞭策自己行动的。另外，把一项大任务或大工程分解成容易完成的小任务，做起来效率更高，可使整个计划得以顺利实现。

说到激励自己提高效率，人们常犯的错误是以为可以等到自己想动时才动。不要跌进这个陷阱里，大概当你干开了之后，你才会感到想动。认准了这是一件该做的事，你就应该立即行动起来高效率地完成它。

有了积极性，效率也就自然高了。

成大事者会立刻抓住大好时机，迅速作出重大决定，然后立刻投入行动。如果你想成功，你就要立即行动起来。

个人的积极性会使一切都动起来。积极性导致行动，也调动起冲劲，而冲劲对于成功是无价之宝。

激励能鼓舞人们作出选择并行动起来，激励能够提供动因。而动因则是在个人体内的“内部催动”，例如本能、热情、习惯、态度、冲动、愿望等，能激励人们行动起来。

激励别人的方法同样可以用来激励自己，但两者之间有一个很大的差别：自我激励的激励因素是内在的，激励别人的因素是外在的。

谁来激励激励者?答案是激励者自己，其他的办法行不通。

拣最重要的事先做

每天有许许多多的事情等着我们去做，如果我们不分主次地进行工作，那么到头来我们不仅“丢了西瓜”，很有可能我们连“芝麻”也没有捡到。使一些本来可以“生出效益的时间”白白地浪费掉。

聪明的人，知道如何提高自己做事的效率。

比尔·盖茨就是一个善于分清主次的人，他每天总是挑最重要事先做，次要的东西放后一点。他在经营理念上也是如此。盖茨目前可以将绝大部分时间用于自己最挚爱的事业：与为微软立下汗马功劳的开发人员齐心协力开发软件。新角色或许给了他充分发挥最佳才能——敏锐得近乎离奇的预见力的空间，他预见到应将新兴软件技术进行巧妙组合，增值为人们必不可少的符合“行业标准”的产品，而这也将增加对微软及其他厂商软件的要求。他适时地融入新工作，并开始指导堪称所有集成项目鼻祖的Longhorn（实际上是Windows的全新版本）的开发工作。如果一切进展顺利，该款产品可在2005年以后推出。

如果Longhorn能够成为真正意义上的超级Windows，它的计算功能将令OraeWarner和Sony望而却步。但是这并非盖茨最关心的，无论是工作还是家庭，都有太多的事情需要他来操持。放弃CEO的职位使得盖茨重新拥有所钟爱的晚上和周末的“思考时间”，使他有更多的机会扮演家庭成员的角色，有时间专注于盖茨及梅林达·盖茨基金会斥资240亿美元救助的艾滋病患者及其他难题。

但很多时候，人们总是被习惯束缚着自己的手脚，在处理问题时总是根据事情的紧迫感，而不是事情的优先程度来安排先后顺序，这样的做法是被动而非主动的，成功人士不可能这样工作。

时间管理的精髓即在于：有主次之分，设定优先顺序。即把要做的事情分成等级和类别，先做最重要的事，再做次要的事。优先保证最重要的事的时间，就能优先保证做好最重要的工作，从而能够从大局上控制时间的价值。

比尔·盖茨认为：那些高效率的人，不管做什么事情时，首先都用分清主次的办法来统筹做事。

如何分清主次，大幅度提高自己的做事效率，比尔·盖茨归纳了三个判断标准：

首先明白我们必须做什么?

这有两层意思：是否必须做，是否必须由我做。非做不可，但并非一定要你亲自做的事情，可以委派别人去做，自己只负责督促。

其次应该明白什么能给我最高的回报?

应该用80％的精力做能带来最高回报的事情，而用20％的精力做其他事情。（巴莱托定律）

所谓“最高回报”的事情，即是符合“目标要求”或自己会比别人干得更高效的事情。

最高回报的地方，也就是最有生产力的地方。这要求我们必须辩证地看待“勤奋”。“业精于勤荒于嬉”。勤，在不同的时代有其不同的内容和要求。过去人们将“三更灯火五更鸡”的孜孜不倦视为勤奋的标准，但在快节奏高效率的信息时代，勤奋需要新的定义了。勤要勤在点子上（最有生产力的地方），这就是当今时代“勤”的特点。

前些年，日本大多数企业家还把下班后加班加点的人视为最好的员工，如今却不一定了。他们认为一个员工靠加班加点来完成工作，说明他很可能不具备在规定时间内完成任务的能力，工作效率低下。社会只承认有效劳动。

再其次应该清楚什么能给我们带来最大的满足感?

最高回报的事情，并非都能给自己最大的满足感，均衡才有和谐满足。因此，无论你地位如何，总需要分配时间于令人满足和快乐的事情，惟如此，工作才是有趣的，并易保持工作的热情。通过以上“三层过滤”，事情的轻重缓急就很清楚了，然后，以重要性优先排序（注意，人们总有不按重要性顺序办事的倾向），并坚持按这个原则去做，你将会发现，再没有其他办法比按重要性办事更能有效利用时间了。

比尔·盖茨曾经向效率专家艾维请教“如何更好地执行计划”的方法。

艾维声称可以在10分钟内就给比尔·盖茨一样东西，这东西能把他公司的业绩提高50％，然后他递给比尔·盖茨一张空白纸，说：“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事。”