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回归宁静（第1页）

回归宁静

管理常常就是一种上下沟通的工作。只是从20世纪中叶以来，管理者所用的过于商业化的交流工具，改变了沟通的本质。拿今日与昔日鹅毛笔、火漆封信时代相比，不仅管理的方法不同，就是它在各方面的影响，也有了改变。

速度快、效率高，以及使用简单，使得人们愈来愈依赖这些现代通讯媒介。也由于这些因素，诱使许多管理者做了过多的沟通。

过多的沟通，不仅浪费你自己和他人的时间，同时也会增加支出。不必要的电话、影印及邮资会带给企业多余的财务负累。

当然，我们之间很少有人能够选择没有电话、电报、电动打字机、影印机、录音机以及其他各种美妙新发明的工作或生活，它们能够传送、纪录和复印任何管理者想要传达的讯息。这些数不尽的方便，掩蔽了过多的使用和过分的依赖这些机器，所造成的人力与财务的成本。

我们多多少少都是这些通讯工具的被害者。

“当你为了公事或私事而离开办公室，你是否不断地打电话回去或叫人不断地打电话给你?”

如果答案是肯定的，而且你这么做，单单是为了“保持指挥权”，那么你就是做了过多的传达和联系。为了处理紧急危机而打电话，非常合理，但是如果每天都发生紧急危机，就显示你的公司或职员必定有问题。为了保持联系而打电话，不仅浪费时间和金钱，同时也是极糟的管理方式。它夺去了部属以自己的方式进行管理的机会，而这一情况有一天必定会来临。这同时也暗示着，当你不在时，你对他们处理日常工作的能力没有信心。

“在一周之中，你是否送出大量的参考性资料，给同事、上司及部属?”

这种形式的传达，常常是出于好心。管理者只是希望让每一个人明了现在的情况。但是也有些管理者复印他们所有往来信件给上司及下属，只是为了表示我的确很忙。而有些管理者把资料发送给同事或下属，但只因为他们实在不能把资料扔进它们的纸篓。

如果你分送价值可疑的资料给你的同事，他们可能先马马虎虎地瞥一眼，然后就把它扔掉。你几乎无法责备他们忽视你认为很重要的资料，因为他们是在一大堆琐碎的资料中看漏了。

为了检查你是否做了加重人们负担的沟通，你可以列出一星期内你想送出的资料及接受者的名单。下个星期，你可以访问他们，看看他们了解些什么，哪些资料他们认为重要，哪些没有意思，或者哪些引起他们的兴趣。这些都可做为以后发送资料的参考。

“当你准备召开一个会议，你的秘书是否因工作加重，而大声叹气，让你听见?”

或许你可以减少几分钟的例行会议。与其麻烦秘书，不如让所有与会者摘记下他们认为重要的意见。如果某些会议内容需要记录，就可在会议完后，快速简短地口授一遍，而把一些不重要的省略。

“当你监督外地的部属，若遇问题发生或想讨论对策时，你们是否马上就互通电话?”

与在外工作的公司部属，保持密切的联系很重要，但是必须做到恰到好处。每周或每两周，安排好一个固定时间，用电话讨论例行公事。如果有疑问或麻烦，事关紧要，可以不在约定时间，商议对策。如果事情可以搁置，那么记在桌前的行事历上，等到预定的长途洽谈时间时，再讨论。

“你是否使用录音机，而自己不注意倾听?”

若你想引用别人说的话，或想检讨一个对你有帮助，而且意见颇多的会议时，你需要有精确的纪录。管理者需慎用录音装置，尤其是他要别人把录音结果节录下来的时候。通常不必逐字记载，备忘录已足够唤起重点的回忆。何况，很多讨论的重要意见，是藏在山一般的问题、解释甚至戏言里。

“你是否让通讯工具压迫你做了不当的回答?”

要答复一些问题，你必须视回答的紧急性而定，并不是看这些问题是经过什么设备而传到你眼前。一封信可能会比立刻接收的电动打字机更需要你的注意。而一通询问消息的电话，并不是说你必须丢掉所有事，而赶在当天回复。

“当你口授长言或是打完所有必须回电的电话时，是否感到精疲力竭?”

如果你每天处理的都是些鸡毛蒜皮的事，你会被过多的管理工作累坏。要解决上述的问题，你可以检查那一大堆口授的信件，找出赘言，记在心里，下次你再口授时，你要训练自己说话简单，而不失礼貌。

当你拿起电话，或准备起拟一份电报稿，或想要影印，或想用录音机时，别忙，先问问你自己，你打算做些什么?如果那些特别的通讯设备并不能带来多大的效果，你最好三思而后行。这将会帮助你不为工具所役，而达到你真正的目的。你将发现，如果那些通讯设备不是近在手边，那么很多不必要的通讯，就可以省去。

不滥用通讯工具，而将它用于真正需要的地方，你将返回宁静的天地，充满精力，创造更富生气的事业。