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三哈佛常用公关术（第1页）

三、哈佛常用公关术

对于能干的高级职员来讲，坏事可以变为好事，但好事同样枉费心机。所以，面对这些坏消息，他们总能以冷静的态度来处理它，这正是一种力量的象征，不是软弱的表现。这也是获得部属敬佩的最好办法。

对于公关技巧上，哈佛着重指出有几方面要谈：

第一，注重文字的艺术。

文学家要写好作品，一定要洞察剖析生活，生活本身就是一部很好的活艺术作品。要把自己所思所想用笔写出来，去感动和鼓舞人，获得这样的成功，需要不断学习，包括他人应用文字的技巧。如果不注重这文字艺术，就难以抓住读者的注意力，文章只穿上五彩缤纷美丽的外衣，只能是“金玉其外，败絮其中”的柑橘，无人品尝，只是一堆无人爱看的废话。

在企业同样如此，作为经理每天都得接触大量文件和报告，他们常讲，通俗易懂，言简易赅受人喜爱。尤其反感那种长篇大报告，读这样的报告真没劲，又不受人欢迎。

按照商业习惯，商业文书应有以下十点明确的要求：

A．豪爽直率

著名作家金提先生说道：“起草报告文件，最忌讳的是浮夸。不少行业的经理都错误地认为，如果报告形式太简单了，则意味着人平庸无能。的确，简洁正是无数次精炼的结果。模棱的语言让人难懂其意，还容易引起他人对你的错觉，好像你本身就毫不在乎，无所谓似的。

B．言简意赅

在商业文书中，只要能表达清楚，愈简单的字、愈简洁的句子、愈简短的段落或报告，就定能以理服人，事半功倍。

C．立场正确

公文通常有两个目的，一是阐述自己的观点，一是反驳别人与你不同的观点。在未著一字之前，就要择定其一。不论是进攻或防守，你都得先弄清立场，不然的话，无可奈何。

D．沟通交流

有人说是难表达的公文，是要能传达以下八种信息的公文：你要照这样做；我要卖东西给你；我弄砸了；我有坏消息要告诉你；我做得好极了；亲爱的上司大人，你错了；这是我的要求；这是我们对你的评价。

以上所述任何一个句子起头的公文，一定能**着你念下去。

E．风格独特

在写每个句子时，都不能忘记，要珍惜别人，爱惜别人。很多人写公文是写给自己看的，用来记下其思考的过程，然而别人不是欣赏你的写作艺术，而是注重你的用意何在，所以，更没有兴趣仔细读它。大家要知道的是你写公文的主要用意，而且要很快就能一目了然。假如你要提出降低成本的方法，直言不讳，毫不客气，第一句话就要说明白。你要求买个新电脑，开门见山。不要把惊人之语留到最后，不然的话，欣赏的恐怕就是孤芳自赏吧!

F．风格独特

公文写得好，作者的特色跃然纸上，搭眼一看，就知何事。可惜，很多人都舍弃个人的特性，令人遗憾而惋惜的是，还都是老调常谈（例如：为了增进提高生产力的目标，业已决议……）

在公文中加入个人的色彩并不容易，但是你可以采用个人的代称开始，如“我”、“你”和“我们的”。这些都是鲜明色彩的外衣。

唯一要避免的个人色彩是幽默。虽然我认为幽默在商场中十分珍贵，但笑话最好还是面对面说，写下来有点危险，因为你很难预料到对方情感变化如何。

G．注意对象

要针对读者，修饰你的写法。这并不意味着阿谀奉承就能讨好上司，或是摆起架子指正你的部属；而是不要忘记，对方已经明白你的角色：你的上司盼望你向他报告；你的同事希望你关心他们；而部属则需要你教导他们。理所应当，不管对什么人都本该尊重，损人永远不能利己。

H．用记号注清有如下五种方法：

▲组织思考的过程。

▲简化复杂的项目。

▲标出整篇的重点。

▲分段清楚易读。

▲给予阅读者喘息的机会。

文章修饰值得精

想要进步，最快的办法是，用更多生动的动词。在同类字的字典里可以找到许多活泼的动词。在公文中不时点缀新鲜的用语，整篇文章就会显得准确、积极、有活力。尽可能用主动式（如：我建议），能促进公文的生动，流畅感，加深对你的印像。而少用被动式（如：有建议被提出来）。往往促使公文枯燥干瘪，有时可造成失误或麻烦，给你带来不好的印象。必免被动语式，给公文带来的麻烦。J．毫不在乎要不得草率的人才会送出草率的公文。章风井井有条，严密推理，备受欢迎和青睐，即使你的建议不被采纳，也能赢得别人对你的好感。

第二，一句话公文。假如你没有把握其他文法的话，就应该学写些以下的一行式文书；

1．“只要你非常喜欢，那我就愿意奉陪到底?”

发这种公文，比自己收到的好。一开始的“只要你非常喜欢”很有挑战性。它使得别人不得不尊重你的时间，特别是，他会尽量使这次会面值得“劳你大驾”，这是乐于授权的人最好用的写法。

2．“我会晤只能五分钟。”

这句的重点在于指明了时间的长短。成功主管珍惜宝贵时间，大部分还会抽空与部属面谈。有人要求见我“五分钟”时，我的第一个反应难道就五分钟吗?还是十五分钟左右?假如部属有特定信息或急事确实合理，不论是，我们都会安排出特定的时间。

3．“十一月二日前请答复我。”