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家书之一 让电话为你提供方便而不是干扰你（第1页）

家书之一：让电话为你提供方便而不是干扰你

亲爱的朋友：

你一定认为电话已经是生活的一部分了，但是如何让它为你提供方便而不是干扰你呢？

电话是一个为方便生活而发明的科技奇迹，但现在却好像专门摆在桌子上控制你，它欺侮你，毫不尊重你的感情，有时电话让你感觉自己权大无比，有时又让自己觉得力不从心。电话铃声一响，差不多所有经理都觉得非接不可，有些电话就像不速之客，令人恼火，还会降低工作效率，侵占空间，蚕食时间。结果思路被打断，这一天不得不重新安排。电话——接起来，就好比敞开大门让不速之客闯进屋。电话捣乱烦人本事之大，难怪人们说电话也许是造成精神紧张、误解、纠纷、效率低下的主要原因。

那么怎样才能不再让电话专制发展下去了呢？我觉的可以有下面几条

①尽量不接打电话。你当然希望有尽可能多的时间用于工作，所以电话必须适应工作安排，而不能让工作去适应电话。每次电话铃响，你必须克制住马上去接的念头。否则，一整天就全让它给霸占了。有些电话是你根本不想理会的人打来的，有的人虽然你正想同他联系，但时候不对。还可以要求手下的人采用同样方式。告诉他们什么时候不要打扰你，以及让他们转告来电人什么时候你有空，请来电人那个时候再打过来，或者请他们先留下话。要是同事把听筒递过来，你一定要坚决。譬如可以说：今天上午我很忙，下午两点以前不接任何电话。然后坚决拒绝接电话。应当训练接电话的人，让他们学会正确记下留言，做到详细、清楚，不遗漏任何相关信息。不会因为让受过培训的人代接电话而漏掉重要事情。最糟不过的做法是再打电话核实一下细节。比较理想的情况是，你已经掌握了足够的信息，无须再打电话就能处理了。

让跟你有联系的人知道只有在某些时间内才能给你本人打电话，而你起码要留出两块接电话的时间，一块在工作时间内，另一块在办公时间以外。这样做也能方便别的、同样忙得要命的经理安排他们时间，同时还能增加他们对你的尊重。在工作时间以外接电话，白天安排起来就更加自如了。在办公室里，最不能容忍别人因为“不知道该转给谁”而把电话转给你。要想驾驭自己的工作时间，就不能允许这种现象存在。要给接线员或秘书一份名单，列清各个部门、负责人及其简要职责，只查一下名单就知道电话最该转给谁。要很坚决地告诉接电话人，不是指名打给你的电话一概不接。

②对来电心中有数。了解了何时有人会来电话，就等于驾驭电话、让它适应工作安排做到了一半，因为只要料到哪些人会来电话，你就有点儿谱了。比如，乔治总在星期四午饭后来电话，因为他那时要跟你核对订货。知道乔治会来电话，你手头就能准备好必要的材料，从而节省不少时间。把定时打来的电话列出来，就能找出规律。知道了某时会有电话打来，你就能事先做些准备。要是让员工代接电话，就应该提醒他们谁有可能来电话，让他们也做好相应的准备，讲清楚哪些电话应该怎样答复，哪些电话要你亲自接。

有些人来电话纯粹是漫天闲扯，浪费时间，也有一些人在你还不想做出决定的时候百般催逼，这类电话最不招人喜欢。这些可能是虽讨厌却又不得不与之谈话的人，也可能是打电话推销的业务员。对付这类电话，语气一定要坚决，把握住谈话。在电话里，坚定有助于你控制谈话，从而得到理想的结果。这要做到四件事：

一、语气坚决。要充满自信，说话果断。这样对方会感到你在掌握全局，最好依从你的愿望，记住，他们看不见你，就算你在瑟瑟发抖，但只要讲话果断，谁又会知道呢?

二、准备很重要，想说的话一定要想好，要是觉着怎么处理一件事情还没想好，就请对方在你考虑好之后再来电话，不要被迫在还没准备好时接电话。

三、学会说“不”。先说“不”再说能做什么。要是在不恰当的时候，对不合适的人，不应该的事说太多“是”，什么企业也搞不好。只要不够坚决，你就会使自己揽下一堆费力不讨好的事。

四、学会说“再见”。有些人说起话来没完没了，好像要道别了，却又捡起另一话题。你可能觉得很难刹住话头，因为觉得太突兀无礼。但要没完没了浪费别人的时间更加无礼。如果你打电话，适时结束就是你的责任。该讲的话讲完了就说：“好吧，谢谢您，再见。”然后放下话筒：对方—定会为能去做其他事而舒了—口气。如果你在接电话，而对方没有结束的意思，你就说：“我们都谈好了吧。我会跟你联系，再见。”等对方说了再见就放下听筒。不要停顿看对方有没有什么要补充。只要你停顿，对方一定还会有话讲，就会使你分心更久。若对方不说再见，你干脆再说—遍，然后放下话筒。

有几种方式可以说再见，比如：“占用您的时间，多谢。知道你很忙，就不多打扰了”；“很高兴与您通话，下次再会”；“我还有点急事”；“我会发传真确认我们谈话的内容。”等等。

③不打无准备电话。打电话前应该问问自己，真的非打电话不可吗?发传真、写信会不会更好?决定有必要打电话之后，不站起来就打，需要花点时间计划一下。拿起话筒前想一想，会省掉后边不少时间和麻烦。要是你打电话时容易紧张，就更应该花—点时间考虑如何打电话了。

打电话前要弄清楚你想说什么，还要想希望得到什么，而且把它们记下来。写清楚些，省得凑到纸上去仔细辨认。还想希望得到什么结果，是想在电话上做出决定吗?还是想要对方做出承诺?只有自始至终清楚自己想要达到的目的，才能把谈话朝这个方向引导，并且提出恰当的问题。打电话时做一份电话记录，写下打电话的日期、时间。通话人、想谈的内容，以及谈话得到的重要线索。记录应该存档，以备下次给同事打电话时参考。

④事后做笔记。这样不仅能记住谈话内容，还可供日后参考。记下你许诺的事情及完成期限，然后采取相应的行动。

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