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家书之一 更有效地支配时间（第2页）

⑦不必要的文山会海（你要考虑一下你在那些会议中充当什么角色，然后再决定你是否有参加的必要）。

⑧不必要的通信。

（3）尽量保留较少的文件

一个管理人员必须做的第一件事情，就是去判断一份文件是否值得保存下来。在作这个决定之前，他必须非常明白，到底哪些文件对他是十分重要的，哪些文件对他未来事业的成功是至关重要的，哪些信息是他在未来赴约时所需要知道的。要解决这些问题，他必须优先考虑而且要慎重考虑他打算在下个星期、下个月或者下个年度要完成什么指标，而不能只考虑下个小时或下一天要做些什么，在这种意义上，你保留了什么，你就是什么样的人。例如如果一个公司中层管理人员被很好地进行了组织安排的话，他桌上保留下来的文件应该比他推出去的文件要少。如果是这样，就说明他在公司得到重视。他对他应该做哪些工作、有什么职权知道得清清楚楚。如果他在公司没有得到很好的组织安排，他就会去做各种工作。他没有得到公司的重视。他不可能把所有的工作都优先处理。因为如果他对所有的工作都予以同样优先处理的话，那就等于对所有的工作都没有予以优先处理。

我觉的应该保存的文件有下面几种：

①如果一个管理人员在一件文件中许诺要做什么事情，那么就把这份文件保存下来。

②如果一份文件的内容表明在公司的职员或者部门之间可能或者即将会发生某种冲突，那么就把这份文件保存下来。

③如果一份文件有关一个方案，或者涉及有关未’解决的遗留问题，把它保存下来。

（4）ABC工作法

即先把你要做的事列一张清单，再把最重要、最迫切的事情列入A类，B类次之，C类则一般属于一些杂务小事。采取ABC工作法，可以使你的工作大大的程序化。采用AJIC工作法时，可先将你一天要干的工作都列出来，然后清除几项不重要的，在剩下的工作项目前逐一编上重要与否的编号，最重要的任务标上A，是一些截工期已临近、又是老板分配给你干的工作，这些都是你在一天内必须完成的任务。次等重要的标上B，是那些严重影响他人的、会损害你的信誉的、或如耽误会导致可怕后果的工作。再次一等的标上C，与前两者比利益和重要性又差—筹，它们也有必要得到完成，但不一定要立即完成的工作。我们可以采用花费与收益检测法来决定哪个该A、哪个该B、哪个该C。要把主要精力集中完成A类工作，其次是B类，这样有主次、有先后地逐步展开，对于C类事情，可以适当授权让你的下级代劳。柯维提出一种“有计划拖延法”，即领导者应把时间花在A-与B两类工作上，把C忘掉，A、B两类事情办好了，就完成了工作的80％～90％，要是有人打电话来催问C的事，就可将这个事划人B类；要是有人亲自来找，就可以把这件事划人A类。

采用ABC工作法必须注意以下几点：

①ABC工作法绝不是懒惰和推托。优先顺序是持续变动和要求注意的。为维持优先顺序必须评估任务，要求每个月检讨要求、收益和报酬。然后剔除任务，问你自己：“我做的那件事可以由别人代劳吗?”最后判断：你这个月做的最重要的计划是什么以及它们要花掉多少时间?。

②知道什么要忽略。威廉·詹姆士说过，聪明的艺术就是“知道什么要忽略”的艺术。琐碎和世俗的事耗费我们太多的时间。安东尼·坎波洛博士提过一次社会学的研究，50位95岁的人被问到：“如果你的生命可以重活一次，你会怎么不同地做?”它是一个开放的问题，这些老者的答案也五花八门，但有三个答案经常出现，且主宰着研究的结果。这三个答案是：如果我重活一次，我会多反省。如果我重活一次，我会多冒险。如果我重活一次，我会多做一些我死后会继续留下来的事。可见，太多人为错误的事情而活。·

—位年轻的小提琴演奏家被问到她成功的秘诀。她回答说：“有意地疏忽。”她然后解释，“我在学校时，要浪费时间做很多事。早餐后，回到我的房间，整理床铺打扫房间，地板吸尘，以及做任何引起我注意的事。然后赶去练琴。我发现进步的比我想像中的小，所以我行事逆转。在练好琴前，我刻意忽略任何其他的事。我相信，有意的疏忽导致了我的成功。”

③在两个“好的选择”中做出选择。一名灯塔管理员在崎岖的岩岸上工作，他每个月会收到补给油料，以维持灯塔的照明；因为距海岸不远，他时常有访客；有—天晚上，村甲的—位妇人恳求给她一点油，以维持家庭暖和。另—次，，—位父亲来要一点油，好点灯，还有人要—点油润滑车轮。这些要求似乎理由正当，管理员想讨好每个人，就答应所有的要求；到了月底，发现油料供应不足，很快油就用光了，灯光也熄灭了。当晚发生数起船难，葬送了人命。有关当局展开调查，管理员十分后悔。对他的理由和恳求，他们的回答是：“给你油只有一个目的——维持灯塔的照明!”

大多数人面临对或错的问题时，可以分别优先顺序。当面对两个好的选择时，挑战就会出现；现在该做什么?万一两个选择都非常适合我们：工作的要求、收益和报酬，该怎么办?如何在两个好的选择中打破关系?这是很难做的决定，我觉的不妨问你的下属或同事，听听他们的选择。还可以选择机会之—能否由别人代劳?若是可以，交出去，致力于惟一能由你做的。或者哪个选择机会对客户较有利?我们有太多次像要保持店内干净而不曾打开大门的商人。但经营商店的真正理由是有客人来买东西，而不是弄得干干净净!这一点好象我们都忽略了，以组织的目标才是作为你的决定的基础。

④千万不要花太多时间做次要的事。几年前，一则新闻说300条鲸突然死亡。原来这些鲸为追逐沙丁鱼被困在一个海湾里。有评论道：“小鱼**海上的庞然大物赴死。它们追逐小目标，滥用巨大的权力追逐无意义的目标，造成它们的暴死。”

生活中的小事，常使我们犯错。一个悲惨的例子是东方航空公司的巨无霸喷气客机在佛罗里达的艾弗格雷坠毁。这架飞机是目前很有名的401班机，从纽约到迈阿密，总是载满度假的旅客。飞机接近迈阿密机场准备降落时，指示起落架放下的灯没亮。飞机在艾弗格雷沼泽的上空盘旋，飞行组员忙着检查是否起落架真的没放下，或是信号灯的灯泡有瑕疵。机工长设法换灯泡时，它动不了，机上其他组员想帮他。他们在换灯泡时，没人注意到飞机正失去高度，飞机就落在沼泽里，数十人在坠机时丧生。一组熟练的高薪飞行组员，在乱弄一只75分钱的灯泡时，飞机载着乘客摔落地上。由此可见，大部分重要目标无法达到的理由，是我们花太多时间做次要的事。

⑤时间限制和紧急状况迫使排定优先顺序。我们在帕金森定律里找到这一条：如果你只有一封信要写，你会花一整天去写。如果你有20封信要写，你会在一天内写完。我们工作最有效率的时间是什么时候?假期前那个星期!为什么我们的生活不能总是像离开办公室前的那个星期那样做决定、清理桌面、回电话?在正常情况下，我们有效率（事情做对）!当时间压力增强或紧急状况高升，我们变成有效（做正确的事情）。效率是存活的基础，有效是成功的基础。

一个成功企业管理者